Databeskyttelsespolitik – oplysningspligt

1. INDLEDNING
1.1. SPEKTRUM advokater ApS (I det følgende SPEKTRUM advokater”) skal beskytte fortroligheden, integriteten og tilgængeligheden af de oplysninger, herunder særligt de personoplysninger, som vi er i besiddelse af. Dette gælder såvel oplysninger fra kunder, leverandører, samarbejdspartnere og medarbejdere. Derfor lægger vi stor vægt på at beskytte personoplysninger, ligesom vi løbende arbejder med at overholde databeskyttelseslovgivningen og databeskyttelsesforordningen.

1.2. Udgangspunktet er, at SPEKTRUM advokater i forbindelse med rådgivningen er dataansvarlig i forbindelse med levering af konsulent- og rådgivningsydelser. Dette gælder bl.a. situationer, hvor SPEKTRUM advokater bestemmer formålet med behandlingen.

1.3. I situationer, hvor vi anser os som databehandler, hvilket er når vi behandler personoplysninger på vegne af vores kunde og efter kundens anmodning, vil vi indgå en databehandleraftale med vores kunde, hvor instruks og vilkår for SPEKTRUM advokaters behandling af personoplysninger fremgår.

1.4. Nærværende databeskyttelsespolitik indeholder oplysninger om SPEKTRUM advokaters behandling af personoplysninger i de situationer, hvor vi er dataansvarlige.

2. BEHANDLINGSAKTIVITETER
2.1. SPEKTRUM advokater indsamler og behandler personoplysninger i forbindelse med samarbejdet med vores kunder. Der indsamles kun de personoplysninger, som findes nødvendige og relevante til de aftalte formål med opgaven og derfor beder vi vores kunder om alene at dele personoplysninger, hvor det er strengt nødvendigt til disse formål.

2.1.1. De oplysninger, som SPEKTRUM advokater indsamler i forbindelse med samarbejdet med vores kunder, er almindelige personoplysninger, herunder oplysninger om navn, adresse,
telefonnummer og e-mailadresse på kunder og kunders ejere, samt navn, titel, telefonnummer og e-mail på eventuelle kontaktpersoner hos kunden. I visse situationer indsamler vi tillige pas, cpr. numre, lægelige og medicinske oplysninger, oplysninger om straffeforhold, fagforeningsmæssige forhold og andre personfølsomme oplysninger, når dette er relevant eller lovpligtigt for at vi kan varetage opgaven som advokat med hensyn til varetagelse af kundens opgave.

2.1.2. Formålet og grundlaget med behandlingen af personoplysninger er at varetage opgaven for kunden, herunder bl.a. at vi med respekt for gældende regler og lovgivning, kan udføre
det opdrag, vi som advokater har påtaget os over for kunden og/eller det hverv vi som advokater har påtaget os overfor eller er udmeldt til af retten og/eller andre offentlige instanser eller andre opgaver, vi som advokater på anden måde måtte have påtaget os. Dette er herudover bl.a.

2.1.2.1 Levere den med kunden aftalte ydelse

2.1.2.2 Leve op til krav fastsat i lovgivningen

2.1.2.3 Sikre habilitet og efterlevelse af de regler, som advokater er underlagt, herunder reglerne i retsplejeloven samt de advokatetiske regler og god advokatskik

2.1.2.4 Kvalitetsstyring

2.1.2.5 SPEKTRUM advokater kan herudover forfølge en interesse i at administrere, styre samt udvikle vores forretningsområde og de ydelser der leveres.

2.1.2.6 SPEKTRUM advokater er underlagt lov om forebyggende foranstaltninger mod hvidvask og finansiering af terrorisme (hvidvaskloven). Derfor behandler vi oplysninger, som bl.a. fremgår af pas og kørekort, herunder CPR nr., i henhold til hvidvasklovens kundekendskabsprocedure, i henhold til §§ 11-21, herunder særligt § 11, stk. 1, nr. 1, litra a, der er nødvendig for at overholde de forpligtelser, som SPEKTRUM advokater er underlagt.

2.1.2.7 Personoplysninger om kunder og i visse tilfælde personoplysninger om kunders medarbejdere kan være relevante at indsamle i forbindelse med at leve op til det aftalte samt at levere den aftalte ydelse

2.1.2.8 Fakturere

2.2. SPEKTRUM advokater indsamler og behandler endvidere personoplysninger i forbindelse med samarbejdet med leverandører og samarbejdspartnere.

2.2.1. De oplysninger, som SPEKTRUM advokater i forbindelse med samarbejdsleverandører og samarbejdspartnere er kun almindelige oplysninger, herunder personoplysninger

2.2.2. Formålet og grundlaget med behandlingen af oplysningerne er at have viden om kontrakter og viden om modtagelse af varer og tjenester fra leverandører og samarbejdspartnere med henblik på dialog og sikring af opfyldelse af kontrakterne.

2.3. SPEKTRUM advokater kan indsamle og behandle personoplysninger i forbindelse med besøg på vores kontor.

2.3.1. De oplysninger, som SPEKTRUM advokater i forbindelse med besøg på vores kontor indsamler, er kun almindelige oplysninger, herunder personoplysninger, som navn, telefonnummer, mailadresse, arbejdsplads m.v.

2.3.2. Formålet og grundlaget med behandlingen af oplysningerne er at kunne sikre varetagelsen af fortrolighed og sikkerhed, således at dette prioriteres højt.

2.4. SPEKTRUM advokater kan indsamle og behandle personoplysninger i forbindelse med besøg på vores hjemmeside (www.spektrumadvokater.dk)

2.4.1. De oplysninger, som SPEKTRUM advokater indsamler i forbindelse med besøg på vores hjemmeside er oplysninger, som besøgende selv taster ind i vores kontaktformular og vil typisk være navn, telefonnummer og mailadresse. Andre oplysninger, der indtastes i kontaktformularen, bliver ligeledes indsamlet.

2.4.2. Formålet og grundlaget med behandlingen af oplysningerne er, at kunden selv har mulighed for at kontakte SPEKTRUM advokater – typisk med henblik på vurdering af en konkret sag eller et konkret spørgsmål. Grundlaget for indsamlingen bygger på, at den, der retter henvendelse og som selv afgiver oplysninger, dermed giver et samtykke. Det er frivilligt, hvilke oplysninger der  gives ved brug af kontaktformularen.

2.4.3. Cookies: SPEKTRUM advokater anvender cookies på vores hjemmeside (www.spektrumadvokater.dk). Cookies kan ikke anvendes til at identificere besøgende som personer og giver alene generelle oplysninger omkring besøgende. Læs mere om vores cookies politik på vores hjemmeside.

3. BEHANDLINGSSIKKERHED
3.1. Vi prioriterer IT sikkerhed meget højt og samarbejder med danske IT firmaer omkring sikkerheden på såvel hjemmeside, i vores mailsystemer og i de interne databaser. Alt sker under iagttagelse af gældende sikkerhedsprocedurer med en række sikkerhedsforanstaltninger, der beskytter kundeoplysninger, personoplysninger og fortrolige oplysninger, således vi har et meget højt sikkerhedsniveau. Der sker løbende evaluering af processer, systemer og fremgangsmåder, således at sikkerheden kontinuertligt kan optimeres og forbedres.

4. KILDER
4.1. De oplysninger, som vi indsamler, kommer enten direkte fra dig eller fra tredjemand, som kunder, retten eller andre offentlige myndigheder.

5. VIDEREGIVELSE AF PERSONOPLYSNINGER
5.1. SPEKTRUM advokater videregiver personoplysninger, når der er et berettiget og hjemlet grundlag herfor. Udgangspunktet er, at SPEKTRUM advokater ikke videregiver personoplysninger og at dette alene sker, hvor vi er forpligtet til at gøre dette, eller at dette ligger i sagens natur, som eksempelvis ved domstolsbehandling.

5.2. Videregivelse vil i visse situationer kunne ske til andre professionelle rådgivere, som advokater og revisorer. Dette kan eksempelvis være i forbindelse med revision, due diligence ved konkurser, dødsbobehandling og i forbindelse med gældssaneringssager.

5.3. Der kan videre være en pligt til at udlevere personoplysninger til domstolene, offentlige myndigheder eller tredjeparter, hvis vi er forpligtet hertil. Dette kan eksempelvis være i forbindelse med retssagsbehandling, voldgifter, kontroller af om lovgivningen er overholdt eller mistanke om overtrædelse af hvidvaskloven, hvor vi har en pligt til at indberette og videregive oplysninger.

6. TIDSRUM FOR BEHANDLING OG OPBEVARING

6.1. SPEKTRUM advokater behandler alene personoplysninger indtil dette ikke længere er relevant. Herefter sker der ingen behandling af disse. Vi er dog i henhold til lovgivningen underlagt en opbevaringspligt, ligesom vi ud over forældelsesbestemmelser vedrørende rådgiveransvar er forpligtet til at opbevare oplysningerne. Opbevaringsperioden er derfor indtil 10 år, hvorefter der vil blive taget skridt til sletning af personoplysningerne.

7. DINE RETTIGHEDER

7.1. SPEKTRUM advokater er som dataansvarlig forpligtet til at opfylde nogle rettigheder.

7.1.1. Du kan kontakte SPEKTRUM advokater og i visse situationer få oplyst, hvilke personoplysninger SPEKTRUM advokater behandler om dig. Dine rettigheder afhænger af SPEKTRUM
advokaters tavshedspligt som advokater. Derfor vil der være situationer, hvor vi på korrekt vis har registreret personoplysninger, som vi med baggrund i tavshedspligten ikke kan give indsigt i.

7.1.2. I den situation, hvor vi kan give oplysninger omkring registreringen, vil du kunne få indsigt heri. Du vil kunne få berigtiget forkerte eller mangelfulde personoplysninger. Hvis du ønsker, at dine personoplysninger bliver slettet, vil SPEKTRUM advokater afslutte behandlingen af disse, men vi vil typisk være forpligtet til at opbevare, men ikke behandle, dine persondata efter gældende regler og i overensstemmelse med punkt 6.

7.1.3. Hvis behandlingen af personoplysninger beror på dit samtykke, kan du frit og på ethvert tidspunkt tilbagekalde dit samtykke. Ønsker du dette, skal du kontakte os. Du skal være opmærksom på, at tilbagekaldelse af samtykke til behandling af personoplysninger medfører, at vi ikke længere kan varetage din sag og at du herved kan risikere at få et retstab. Ved tilbagekaldelse af samtykket, vil behandlingen af disse oplysninger blive slettet, idet vi typisk vil være forpligtet til at opbevare, men ikke behandle, din persondata efter gældende regler og i overensstemmelse med punkt 6.

7.1.4. Ønsker du at gøre brug af din ret af dataportabilitet, er du velkommen til at kontakte SPEKTRUM advokater.

7.1.5. SPEKTRUM advokater overfører ikke persondata til lande uden for EU/EØS.

8. KLAGE

8.1. Hvis du ønsker at klage over vores behandling af personoplysninger, kan du fremsende en e-mail med baggrunden for din klage til vores mail som er persondata@spektrumadvokater.dk. Vi vil behandle klagen og vende tilbage.

8.2. Du kan også klage til Datatilsynet med hensyn til dine rettigheder over for SPEKTRUM advokater og vores behandling af personoplysninger. Der kan læses mere på datatilsynets
hjemmeside, som er: www.datatilsynet.dk.

9. KONTAKT

9.1. Såfremt du har spørgsmål eller ønsker at benytte dine rettigheder, kan vi kontaktes på:
SPEKTRUM advokater ApS
Svanekevej 2, 7400 Herning
T: 97 22 20 50
persondata@spektrumadvokater.dk

Databeskyttelsespolitikken er opdateret den 21. marts 2021